Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Bearbeitung ist Patrya Gestion Sàrl (Gesellschaft mit beschränkter Haftung nach Schweizer Recht, UID CHE-325.953.314, chemin des Matines 7, 1007 Lausanne, Schweiz), Herausgeberin von Ryze Systems und Ryze My Life, erreichbar über ryzesystems.io.

Die hier beschriebenen Bearbeitungen unterstehen dem schweizerischen Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG, französisch nLPD) und, wenn sich die betroffene Person in der Europäischen Union befindet, der DSGVO.

Alle bearbeiteten Daten sind berufliche Daten: Sie betreffen eine Person in ihrer Rolle im Unternehmen. Besonders schützenswerte Daten im Sinne von Art. 5 revDSG (Gesundheit, Ansichten, Gewerkschaftszugehörigkeit usw.) werden weder verlangt noch verwendet.

Berufliche Kontaktdaten

contact_nom, contact_email, contact_telephone, entreprise, secteur, url_site (Name der Kontaktperson, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Branche, Website). Eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer genügt: Die übrigen Felder bleiben leer, wenn sie nicht angegeben werden.

Notizen aus dem Gespräch

Der Vertriebsmitarbeiter erfasst eine freie Beschreibung des Gesprächs (notes, ligne_prospect) sowie die genannten Reibungspunkte und die ungefähre Teamgrösse. Das sind seine Beobachtungen, keine Bewertung Ihrer Person.

Herkunftskontext

Der Eingangskanal und die von diesem Kanal erhaltenen Rohdaten werden in meta aufbewahrt: Beim Website-Formular gehören dazu die Seite, von der es abgeschickt wurde (Header referer), und der in Ziffer 04 beschriebene Nachweis der Einwilligung.

Handelsregister

Bei einem Schweizer Unternehmen kann das Tool allein anhand des Namens Zefix abfragen, das offizielle Register des Eidgenössischen Amtes für das Handelsregister: Firma, UID, Sitz, Rechtsform und Status werden dann übernommen. Das sind von Natur aus öffentliche Informationen, nie erraten: Ohne eindeutige Übereinstimmung wird nichts gespeichert.

Zwei wichtige Präzisierungen. Ausserhalb der Schweiz wird kein Unternehmensregister abgefragt: Ein französisches, belgisches oder anderes Unternehmen wird in keinem Register gesucht, weder von uns noch von Dritten. Und diese Abfrage erfolgt nur für Einträge, die durch unsere interne Vertriebsnachverfolgung laufen, nicht bei jeder Diagnose, und nur, wenn diese Anreicherung serverseitig aktiviert ist; sie kann deaktiviert werden, dann wird gar nichts abgefragt.

Ansehen einer Diagnose

Siehe Ziffer 08: angezeigte Abschnitte, darauf verbrachte Zeit, Erreichen des Seitenendes, Klicks auf die Kontaktschaltflächen und der Header user-agent des Browsers (auf 400 Zeichen gekürzt). Es wird keine IP-Adresse gespeichert: Die IP-Adresse dient nur dazu, die Anfragerate zu begrenzen, im Arbeitsspeicher, ohne in die Datenbank geschrieben zu werden.

Kommentare

Wenn Sie einen Abschnitt einer Diagnose kommentieren, werden die Nachricht, der betroffene Abschnitt und, falls angegeben, der von Ihnen genannte Name und die E-Mail-Adresse gespeichert.

• Wieder Kontakt mit Ihnen aufnehmen und das Verkaufsgespräch weiterverfolgen.
• Eine personalisierte Diagnose für Ihr Unternehmen und gegebenenfalls ein beziffertes Angebot vorbereiten.
• Wissen, ob das gesendete Dokument angesehen wurde und wobei Sie verweilt haben, um sinnvoll statt zufällig nachzufassen.
• Die interne Vertriebstätigkeit steuern (Zuteilung der Leads, Status, Volumen).

Ihre Daten werden weder verkauft noch vermietet noch zu Werbezwecken oder zur Akquise für Dritte an Dritte weitergegeben.

Öffentliches Formular. Wenn Sie ein Formular von Ryze Systems selbst ausfüllen, ist die Grundlage Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 6 revDSG; Art. 6 Abs. 1 Bst. a DSGVO). Sie wird über ein nicht vorangekreuztes Kästchen eingeholt: Ohne dieses wird das Formular abgelehnt und nichts gespeichert. Die Tatsache der Einwilligung, ihr Zeitstempel, der genau angezeigte Wortlaut und dessen Version werden als Nachweis mit dem Eintrag aufbewahrt. Sie können sie jederzeit widerrufen (Ziffer 11); der Widerruf berührt nicht, was zuvor getan wurde.

Direkte B2B-Akquise. Wenn der Kontakt aus einer beruflichen Begegnung entsteht (vor Ort, an einer Messe, übergebene Visitenkarte, Vermittlung), ist die Grundlage das berechtigte Interesse des Herausgebers, Unternehmen mit einem zu ihrer Tätigkeit passenden Angebot anzusprechen (Art. 6 Abs. 1 Bst. f DSGVO; Art. 31 revDSG). Die Bearbeitung bleibt auf berufliche Kontaktdaten und Gesprächsnotizen beschränkt. Sie können jederzeit ohne Begründung widersprechen (Ziffer 11).

Online-Werbung. Ein Lead kann auch über ein Formular eintreffen, das von einer Werbeplattform gehostet wird. In diesem Fall holt die Plattform die Einwilligung nach ihren eigenen Bedingungen ein, bevor sie uns den Eintrag übermittelt.

Intern: die Vertriebsmitarbeitenden von Ryze Systems, jeweils in ihrem Bereich, und die Administratoren des Tools.

Extern ausschliesslich die folgenden Dienstleister, jeder für eine bestimmte Funktion:

• Supabase: Hosting der Datenbank und Verwaltung der internen Konten. Instanz in der Region eu-central-1 (Frankfurt, Europäische Union).
• Vercel: Hosting und Betrieb der Webanwendung.
• OpenAI: Erzeugung des Textes der Diagnose und der Nachfassnachrichten sowie Lesen eines Fotos einer Visitenkarte oder eines Diktats, wenn der Vertriebsmitarbeiter eines verwendet. Je nach Fall werden übermittelt: der Name des Unternehmens, die Branche, die Gesprächsnotizen, der öffentliche Inhalt der analysierten Website, der Name der Kontaktperson und Ihre allfälligen Kommentare. Die Beträge stammen nie vom Modell: Sie werden separat berechnet (Ziffer 10). Die Anfragen werden mit deaktivierter anwendungsseitiger Speicherung gesendet (store: false).
• Airtable: Spiegelkopie der Leads (Name, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Branche, Notizen, Status, Schätzung) in der Arbeitsdatenbank des Herausgebers.
• Zefix: Schweizer Handelsregister (Eidgenössisches Amt für das Handelsregister). Es wird nur der Name des Unternehmens übermittelt, für eine öffentliche Abfrage, und nur bei einem Schweizer Unternehmen: Ausserhalb der Schweiz wird dieser Dienst nie beansprucht.
• WhatsApp (Meta): Wenn Sie die Schaltfläche «Auf WhatsApp chatten» verwenden, findet das Gespräch auf WhatsApp statt, zu den Bedingungen von Meta.
• Telefonanbieter: Wird die Präsentation per SMS gesendet, läuft die Nachricht über die Anbieter des Absenders und des Empfängers.

Weitergabe innerhalb des Herausgebers. Ryze Systems betreibt mehrere Tools auf derselben Infrastruktur. Ein automatischer Mechanismus der Datenbank kopiert jeden Lead-Eintrag (Name, E-Mail, Telefon, Notizen und Nachverfolgung) in ein anderes Supabase-Projekt desselben Herausgebers, bei der Erstellung und danach bei jeder Änderung, sowie einmal täglich eine Zusammenfassung der Aktivität. Das ist keine Weitergabe an Dritte: Der Verantwortliche bleibt derselbe, und der Zweck bleibt die interne Vertriebssteuerung.

Die Datenbank wird in der Europäischen Union gehostet. OpenAI, Airtable, Vercel und Meta sind hingegen Unternehmen mit Sitz in den USA: Die ihnen gemäss Ziffer 05 übermittelten Daten werden ausserhalb der Schweiz und der EU bearbeitet.

Diese Übermittlungen stützen sich auf die Auftragsbearbeitungsverträge (DPA) und die Standardvertragsklauseln, die in den Bedingungen dieser Dienstleister enthalten sind.

Solange ein Eintrag aktiv ist (ein Vertriebsmitarbeiter kommt darauf zurück, sein Status ändert sich, eine Diagnose wird neu erzeugt), bleibt er in der Datenbank: Das ist die Dauer der laufenden Geschäftsbeziehung.

Nach 30 Tagen ohne jede Aktivität auf einem Eintrag, dessen Beziehung nicht abgeschlossen ist, wird er automatisch anonymisiert, jede Nacht: Kontaktdaten, Notizen und Freitext werden gelöscht, Diagnosen, Kommentare und Ansichtsereignisse entfernt. Das ist genau dieselbe Bearbeitung wie bei einem Löschgesuch, und sie ist unumkehrbar.

Zwei Status sind davon ausgenommen, weil sie einer abgeschlossenen Beziehung entsprechen: converti (gewonnen), ein laufender Kunde, bei dem wir Nachverfolgung, Rechnungsstellung und Support dokumentieren können müssen, und perdu (verloren), aufbewahrt, um zu wissen, was gewonnen und was verloren wurde.

Bewerbungen, die über die Seite «Mitmachen» gesendet werden, werden 6 Monate nach einer Absage automatisch gelöscht, und 12 Monate nach der letzten Aktivität, wenn sie ohne Folge geblieben sind. Die Antworten zum Diagnostic 360 werden 30 Tage nach der letzten Aktivität auf der Bilanz gelöscht.

Diese automatische Bereinigung hindert Sie nicht daran, früher zu handeln: Sie können jederzeit die Löschung Ihres Eintrags verlangen (Ziffer 11), ohne diese Frist abzuwarten.

Eine Diagnoseseite, die Ihnen gesendet wird, ist kein passives Dokument. Sie speichert, mit Zeitstempel und bezogen auf genau dieses Dokument:

• welche Abschnitte auf dem Bildschirm erschienen sind und wie viel Zeit auf jedem verbracht wurde;
• die Tatsache, dass das Seitenende erreicht wurde;
• das Öffnen des Kommentarbereichs;
• Klicks auf die Schaltflächen für WhatsApp und Terminbuchung;
• das Überspringen der Einführungsanimation;
• den Header user-agent Ihres Browsers.

Diese Messung dient einem einzigen Zweck: Ihrer Ansprechperson zu ermöglichen, bei dem nachzufassen, was Sie wirklich interessiert hat. Zeiten unter einer Sekunde werden ignoriert, solche über zehn Minuten gekappt: Ein offen gelassener Tab ist keine Aufmerksamkeit. Ein Klick auf die Buchungsschaltfläche setzt Ihren Eintrag auf den Status «interessiert».

Diese Seiten werden von Suchmaschinen nicht indexiert und sind nur mit dem geheimen Link zugänglich, der Ihnen übermittelt wurde. Eine nicht geteilte Diagnose kann nie angesehen werden.

Ausschliesslich auf den öffentlichen Seiten kann Ryze Systems Google Analytics 4 verwenden, um deren Besuche zu messen. Die Ablehnung ist die Voreinstellung: Das Google-Skript wird nicht geladen und keine Messung gesendet, bevor ausdrücklich auf «Akzeptieren» geklickt wird. Werbespeicher bleiben in jedem Fall abgelehnt.

Die über einen geheimen Link zugänglichen Diagnoseseiten, das CRM und der Vertriebsbereich RML sind von dieser Messung ausgenommen. Ihre Wahl wird im lokalen Speicher des Browsers aufbewahrt; mit der Schaltfläche unten können Sie sie ebenso einfach widerrufen, wie sie erteilt wurde.

Die einzigen vorhandenen Cookies sind die Sitzungscookies des internen Bereichs: Sie werden nach der Anmeldung eines Vertriebsmitarbeiters von Ryze Systems gesetzt, dienen ausschliesslich dazu, diese Sitzung aufrechtzuerhalten, und sind für den Betrieb des Bereichs unbedingt erforderlich. Deshalb erfordern sie keine vorgängige Einwilligung.

Die Diagnoseseite verwendet den Sitzungsspeicher Ihres Browsers für zwei Dinge: die Einführungsanimation nicht erneut abzuspielen und einen bereits gesehenen Abschnitt nicht doppelt zu zählen. Diese Werte verschwinden beim Schliessen des Tabs und dienen keinem Profiling.

Ein Prioritätsscore und eine Investitionsspanne werden automatisch aus dem berechnet, was Sie oder Ihre Ansprechperson angegeben haben (Branche, Teamgrösse, genannte Reibungspunkte, auf Ihrer öffentlichen Website beobachtete Elemente). Diese Berechnung folgt festen Regeln; sie steuert intern die Reihenfolge der Bearbeitung.

Allein auf dieser Grundlage wird keine Entscheidung getroffen, die eine Rechtswirkung entfaltet oder Sie erheblich beeinträchtigt: Ein Mensch entscheidet über Kontaktaufnahme, Angebot und Preis. Sie können verlangen, die auf Ihren Eintrag angewandte Logik zu erfahren und fehlerhafte Eingabedaten berichtigen zu lassen.

Sie haben jederzeit folgende Rechte:

• Auskunft: eine Kopie dessen erhalten, was über Sie gespeichert ist, einschliesslich der Gesprächsnotizen und der Ansichtsereignisse.
• Berichtigung: eine unrichtige Kontaktangabe, Branche oder Notiz korrigieren lassen.
• Löschung: Ihren Eintrag, seine Diagnosen, seine Kommentare und seine Ansichtsereignisse löschen lassen.
• Widerspruch: jede weitere Akquise ablehnen. Eine Begründung ist nicht nötig.
• Widerruf der Einwilligung: wenn Sie ein öffentliches Formular ausgefüllt hatten.
• Datenübertragbarkeit: die Daten, die Sie uns geliefert haben, in einem maschinenlesbaren Format erhalten.
• Einschränkung: verlangen, dass eine Bearbeitung ruht, solange eine Bestreitung geprüft wird.

Ein einziges Gesuch genügt, über einen dieser Kanäle. Nennen Sie einfach den Namen des betroffenen Unternehmens und, wenn es um eine Diagnose geht, den Link, den Sie erhalten haben:

• per E-Mail an contact@ryzesystems.io
• per WhatsApp an +41 76 214 60 69

Wir antworten innert 30 Tagen. Das Gesuch ist kostenlos. Wenn Sie die Antwort für ungenügend halten, können Sie sich in der Schweiz an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden oder, wenn Sie in der Europäischen Union wohnen, an die Aufsichtsbehörde Ihres Landes.

Der Zugriff auf die Datenbank erfolgt ausschliesslich serverseitig: Der Administrationsschlüssel wird nie an den Browser übermittelt. Eine Diagnose ist nur mit ihrem geheimen Link zugänglich, und erst, nachdem der Vertriebsmitarbeiter sie geteilt hat. Die öffentlichen Einstiegspunkte (Formular, Webhook) verlangen ein gemeinsames Token, filtern die zugelassenen Herkünfte und begrenzen die Rate pro IP-Adresse. Der Austausch erfolgt über HTTPS.

Diese Massnahmen verringern das Risiko, sie beseitigen es nicht: Kein Online-Dienst kann absolute Sicherheit garantieren.

Diese Seite entwickelt sich mit dem Produkt. In Kraft ist die Fassung, die auf der französischen Seite angezeigt wird, mit ihrem Datum. Die über das öffentliche Formular eingeholte Einwilligung behält den Verweis auf die Fassung, die Ihnen an dem Tag vorgelegt wurde, an dem Sie sie erteilt haben.